GUIA EMPRENDIMIENTO

GUÍA EMPRENDIMIENTO

1.                FORMALIZACION

¿Qué es la formalización?

La formalización es la variable estructural clave para las personas que laboran en una organización. Su comportamiento como individuos se ve afectado de manera vital por el grado de dicha formalización. La cantidad de discrecionalidad individual está relacionada inversamente con la cantidad de programación previa del comportamiento por la organización. La formalización tiene consecuencias importantes para la organización y sus áreas en términos de procesos, tales como las comunicaciones y la innovación tecnológica. Igualmente, las reglas y procedimientos diseñados para manejar las consecuencias que enfrenta la organización forman parte de lo que se llama formalización.

¿Qué es una empresa formal?

Es la organización que esta planeada y establecida en algún tipo de documento. Es la organización oficializada. El trabajo racional es dividido por la integración y diferenciación del personal, a juicio de los que manejan la toma de decisiones. La dirección es comúnmente quien se encarga de su aprobación y quien la comunica al personal mediante organigramas, reglas, descripción de cargos, manuales de organización y procedimientos.

¿Qué son buenas prácticas empresariales?

Las buenas prácticas empresariales hacen referencia a cualquier actuación de una organización, que mejore en forma significativa un producto, un proceso o una situación. Se dan en empresas que presentan estrategias y acciones dirigidas a lograr negocios rentables pero conscientes de los actores que las rodean, desde el medio ambiente hasta sus colaboradores y pueden darse en cualquier ámbito de la empresa: diseño de políticas, gestión de servicios u optimización de procesos, entre otras.  

¿Por qué se debe formalizar una empresa?

A través de la formalización el empresario puede acceder a los diferentes servicios que promueven su competitividad, sostenibilidad y rentabilidad, lo que le permite interesarse en nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes eslabones de las cadenas productivas.

¿Que oportunidades y beneficios se obtiene al ser formal?

Nosotros tendríamos tranquilidad al saber que la microempresa esta aceptada legalmente y que los empleados pueden acudir tranquilamente a sus fondos de protección, salud entre otros.

¿Que es el plan de negocios?

El plan de negocios es una visión de lo que quiero para mi empresa a corto o largo plazo.

¿Qué debe contener el plan de negocios?

Objetivos

Misión

Visión

Estrategias de mercado

Proveedores

Herramientas

Capital



2) PUNTO

CONSTITUCIÓN DE EMPRESAS

¿QUÉ SE ENTIENDE POR EMPRESA?

En un sentido general, la empresa es la más común y constante actividad organizada por el ser humano, la cual, involucra un conjunto de trabajo diario, labor común, esfuerzo personal o colectivo e inversiones para lograr un fin determinado. Por ello, resulta muy importante que toda persona que es parte de una empresa (ya sea propia o no).

¿QUÉ SE ENTIENDE POR PERSONA FÍSICA O NATURAL?

Persona física (o persona natural) es un concepto jurídico, cuya elaboración fundamental correspondió a los juristas romanos. Cada ordenamiento jurídico tiene su propia definición de persona, aunque en todos los casos es muy similar. En términos generales, es todo miembro de la especie humana susceptible de adquirir derechos y contraer obligaciones. En algunos casos se puede hacer referencia a éstas como personas de existencia visible, de existencia real, física o natural.

¿QUÉ SE ENTIENDE POR PERSONA MORAL O JURÍDICA?

Se entiende por persona jurídica (o persona moral) a un sujeto de derechos y obligaciones que existe físicamente pero no como individuo humano sino como institución y que es creada por una o más personas físicas para cumplir un papel. En otras palabras, persona jurídica es todo ente con capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones y que no sea una Persona física.

Es decir, junto a las personas físicas existen también las personas jurídicas, que son entidades a las que el Derecho atribuye y reconoce una personalidad jurídica propia y, en consecuencia, capacidad para actuar como sujetos de derecho, esto es, capacidad para adquirir y poseer bienes de todas clases, para contraer obligaciones y ejercitar acciones judiciales.

¿QUÉ DIFERENCIAS HAY ENTRE UNA PERSONA NATURAL Y UNA JURÍDICA?

PERSONA NATURAL	PERSONA JURÍDICA
Ejerce derechos y cumple obligaciones a titulo personal	Ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de esta.
Asume con responsabilidad y garantiza con todo el patrimonio que posea (los bienes que estén a su nombre), las deudas que pueda contraer la empresa.	La empresa (y no el dueño) quien asume todos los derechos y las obligaciones de la empresa.

¿QUÉ CLASES DE PERSONAS JURÍDICAS EXISTEN EN COLOMBIA?

En Colombia existen dos clases de personas jurídicas: con ánimo de lucro y sin ánimo de lucro.

¿QUE SE ENTIENDE POR ÁNIMO DE LUCRO?

Por ánimo de lucro se entiende la vocación al reparto de utilidades o dividendos generados en desarrollo del objeto social de la empresa entre sus socios. Como su nombre lo indica, en las entidades con ánimo de lucro se reparten, vía dividendos, las utilidades generadas en ejercicio de las operaciones sociales de acuerdo con la participación accionaria o en cuotas partes que tenga en la empresa cada uno de los socios. En las entidades sin ánimo de lucro no existe el reparto, por regla general, sino que los excedentes o utilidades van a engrandecer o incrementar el patrimonio social para cumplir con el objeto social para el que fue constituida la entidad.

¿CUÁLES SON LAS FORMAS DE PERSONAS JURÍDICAS CON ÁNIMO DE LUCRO RECONOCIDAS POR LA LEY MERCANTIL EN COLOMBIA?

 En Colombia la ley comercial regula como sociedades comerciales las siguientes:

Sociedad Colectiva, Sociedad en Comandita Simple (S. en C.), Sociedad en Comandita por Acciones (S.C.A.), Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.), Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) y la Sociedad Anónima (S.A.).

Además de las anteriores, son personas jurídicas con ánimo de lucro la Empresa Unipersonal (E.U.) de que habla la Ley 222 de 1995 y las empresas Asociativas de Trabajo (E.A.T.) reguladas por la Ley 10 de 1991.

¿A QUÉ SE REFIERE EL TÉRMINO CONSTITUIR UNA EMPRESA?

Constituir una empresa significa formar, fundar, establecer, dar surgimiento a una nueva actividad económica organizada por el empresario destinado a la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o a la prestación de servicios. Para lograrlo debe cumplir con una serie de requisitos legales que buscan que la empresa opere en condiciones que garanticen la tranquilidad, salubridad, seguridad, libre competencia y convivencia pacíficas en la ciudad.

¿QUÉ TRÁMITES DEBEN REALIZARSE PARA LEGALIZAR LA CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA Y ANTE QUÉ ENTIDADES?

1. En muchas ocasiones tenemos un nombre tentativo para nuestra empresa, pero es importante verificar ante la cámara de comercio, si dicho nombre está disponible. 

2. Realice ante el notario la presentación del acta de constitución y los estatutos que se hayan definido para la empresa.

 3. Diríjase a la sede de la cámara de comercio de su preferencia para efectuar la inscripción de la sociedad en el registro mercantil; luego, obtenga copia del certificado de existencia y representación legal que expide la misma entidad.

 4. Ingrese al portal de la DIAN y realice la inscripción en el RUT, mediante la opción “Inscripción RUT - cámara de comercio”; a este documento inicial se le denomina también pre RUT. Igualmente con este documento, la DIAN asigna un NIT provisional.

 5. Después de esto, debe acercarse nuevamente a la cámara de comercio para que se adjunte a su registro mercantil la información contenida en el pre RUT y el NIT provisional allí contenido.

 6. La cámara de comercio expedirá un certificado de existencia y representación legal que tendrá efecto únicamente para realizar la apertura de una cuenta corriente a nombre de la empresa.

 7. Luego de realizar la apertura de la cuenta, usted tiene 30 días para dirigirse al punto de atención de la DIAN de su preferencia, adjuntando copia de la cédula del representante legal, copia del certificado de existencia y representación legal, copia de un recibo de servicio público en donde se pueda identificar la dirección de domicilio de la empresa y constancia de titularidad de cuenta corriente. Con esta documentación, el funcionario de la DIAN procederá a la asignación de un NIT y a la expedición de su RUT.

 8. Ya con el RUT definitivo, debe acercarse nuevamente a la cámara de comercio para efectuar el registro del NIT definitivo dentro del registro mercantil.

 9. Realice la inscripción del libro de registro de socios y accionistas y el libro de actas.

 10. Paso seguido, debe diligenciar el formulario de inscripción al RIT y dirigirse con un certificado de existencia y representación legal para efectuar la inscripción de la empresa ante el distrito.


3 PUNTO

3. FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN LEGAL

A.   Cumplir con las condiciones sanitarias descriptas por la ley 9ª de 1979 y demás normas vigentes sobre la materia (todos los establecimientos).

Debe haber unas normas legales de sanidad para evitar problemas de bienestar, por lo tanto el estado debe de estar atento  y vigilar la legalización de ello. No necesariamente se debe tener un certificado pero como mínimo las unidades sanitarias deben visitar el lugar periódicamente.

B.   Seguridad de establecimientos  abiertos al público.

En los establecimientos públicos se debe tener un certificado para garantizar la salud y bienestar de los empleados, usuarios y cliente, además de esto el certificado debe estar al orden del día como las normas lo exigen.

C.   Registro de los libros de comercio.

Es obligatorio registrar a la empresa o establecimiento a la cámara de comercio con esto se garantiza la eficacia, orden y transparencia con el marco legal.

D.   Cumplir con las normas del uso del suelo.

Este habla sobre el uso adecuado del espacio púbico, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación. Se sabe que se debe cumplir unas normas restringidas que son establecidas por leyes como la 232 de 1995.

E. Obtener el registro nacional de turismo (RNT)

Solo para algunos establecimientos se debe realizar un trámite ante el ministerio de comerció, industria y turismo como instrumento y control de actividades turísticas. Todos los servicios turísticos deben tener vigente el RNT que es lo que los autoriza a prestar los servicios.

Las autoridades deben hacer visitas de control y pedirles ciertos documentos. Los centros turísticos también se deben registrar como lo son los hoteles, agencias de viajes, campamentos, etc. El registro tiene vigencia de renovarse anualmente entre el 1 de enero y el 30 de abril de cada año.

f.      Pago de derechos de autor( solo para algunos establecimientos)

Se debe sacar un comprobante de pago expedido por la autoridad para acertar que el establecimiento tiene dueño, pero esto solo sucede si se trata de obras musicales.

En la actualidad se pagan estos derechos ante la organización sayco – acinpro que suscribe convenios de inscripción y recaudo en cada municipio. Esta vigencia se debe renovar anualmente.

G. cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social con sus trabajadores

Cada empresa legalmente debe tenerle a cada trabajador un seguro de salud, pensiones, prestaciones que buscan guardar al trabajador de las contingencias derivadas del trabajo y del paso de los años  (vejez, invalidez, muerte, desempleo, incapacidad, entre otras).

I.      Renovación anual de la matricula mercantil

La renovación de la matricula mercantil es un trámite legal, debe ser efectuado por todas las personas naturales y jurídicas que ejerzan actividades comerciales y estén registradas en la cámara de comercio.

Esta se debe renovar anualmente entre los tres primeros meses del año ante la cámara de comercio.

J.    Diligenciamiento y presentaciones de declaraciones tributarias nacionales ante la DIAN.

Las empresas que son responsables con el servicio del IVA deben tener muy presentes el detallado proceso de diligenciamiento y presentación de las declaraciones tributarias.

K.   Declaración de industria y comercio

Los empresarios deben presentar durante los primeros cuatro meses de cada año ante el municipio, la declaración privada correspondiente a los ingresos brutos del año anterior. Esta declaración sirve para que la subsecretaria de rentas actualice el impuesto facturado.

                    4. PUNTO OTROS TRÁMITES COMPLEMENTARIOS

     A.   Registros y permisos sanitarios INVIMA

Instituto nacional de vigilancia medicamentos y alimentos

Registro sanitario para alimentos: Es un documento legal, expedido por la autoridad sanitaria competente en labores de vigilancia y control, el cual permite la fabricación y comercialización de alimentos a nivel regional, nacional e internacional. Este documento es de obligatoria expedición por parte de cualquier fábrica que elabore alimentos bajo una marca. Tiene una vigencia de 10 años.

Certificado de no obligatoriedad: Documento que se expide a productores y comercializadores de alimentos exentos de este documento. Aplica para alimentos naturales que no han sido sometidos a procesos de transformación (granos, frutas, hortalizas, verduras frescas, miel de abeja pura, y los otros productos apícolas puros). También se aplica tanto a todos los alimentos de origen animal crudos sometidos a refrigeración/congelación que no posean ningún proceso de transformación, como a las materias primas usadas para la industria gastronómica o servicios de alimentación. Este documento no tiene vigencia.

Permiso sanitario: Luego de expedido el decreto 4444 de 2005, personas con una unidad productiva, catalogada como microempresa según la ley 590 de 2000, pueden solicitar a la entidad de vigilancia y control sanitaria (en este casi Invima), un documento que legal que les permita producir y comercializar alimentos en el territorio nacional. Este documento tiene una vigencia de tres años, NO ES RENOVABLE Y TAMPOCO REEMPLAZA UN REGISTRO SANITARIO, especialmente en productos para exportación o importados (pregunta que me han hecho varias veces). Este documento no aplica para microempresas que fabriquen alimentos de alto riesgo en salud pública:

• Carnes, productos cárnicos y derivados
• Leche y derivados incluyendo mantequilla
• Aceites o grasas de mantequilla
• Productos pesqueros y derivados
• Agua envasada
• Mayonesa y productos preparados a base de huevo
• Alimentos y comidas precocidas y congeladas de origen animal listas para consumo
• Alimentos de baja acidez (enlatados)
• Alimentos infantiles

Pasos para expedir un registro sanitario:

1. Identifique su modelo de negocio: Muchos empresarios caen en el error de sacar documentos que no le aportan a la oferta de valor protección, diferenciación o penetración en el mercado. Cuando hablo de modelo de negocio me refiero a cómo generará dinero su actividad:

¿Por compra y distribución de materias primas?: Es muy problable que se dedique a la compra y venta de materias primas a granel sin ningún valor agregado en empaque y transformación posterior. En este caso no requiere de un registro Invima, pero sí de las respectivas certificaciones fitosanitarias y zoosanitarias por parte del ICA que le permitan la entrada y salida de productos agropecuarios.

¿Por expendio de raciones de comida?: Si usted será un futuro dueño de un restaurante, establecimiento de catering o alimentación industrial, requiere una atención especial al cumplimiento de los requisitos relacionados con instalaciones, equipos y procesos operativos de manufactura consignados en el decreto 3075 de 1997 correspondiente a expendio y transporte de alimentos. Tenga en cuenta que su negocio es vender alimentos de consumo inmediato, a no ser que desarrolle alimentos precongelados bajo una marca comercial (en este último caso requiere del registro sanitario).

¿Por la transformación y comercialización?: Si usted generará dinero por el uso de tecnologías de proceso que permitan aprovechar las bondades de los alimentos, para la obtención de nuevos productos, debe pensar en un registro sanitario o en su defecto en un permiso sanitario por una razón muy simple: Los canales de comercialización. Si usted usa la mandarina para fabricar zumo el cual tiene una marca, un empaque y un proceso de conservación de la vida útil, el canal natural de estos productos serían los supermercados, comercializadores entre otros. Usted no vende zumos de mandarina, vende marca representada en sabor, apariencia, estátus etc.; esto es lo que permite un registro sanitario, darle una identidad propia al producto y por consiguiente mayor seguridad al cliente (es casi seguro que un producto sin empaque o sin rotulado adecuado en un supermercado o tienda entraría perdiendo).

       B.   Registro de marcas ante la superintendencia de industria y comercio –SIC-

¿Qué es una marca?
Una marca es una categoría de signo distintivo que identifica los productos o servicios de una empresa o empresario.

¿Qué es una marca colectiva?
Es un tipo de marca de la que se valen las asociaciones de productores, fabricantes, prestadores de servicios, organizaciones o cualquier grupo de personas para que con ella se informen las características comunes de los productos o servicios de los integrantes de ese cuerpo colectivo.

¿Qué es una marca de certificación?
Son las que se utilizan para garantizar una calidad o estándar de un producto o servicio.

¿Cuáles son los beneficios de proteger una marca?
La marca permite que los consumidores identifiquen el producto o servicio y lo recuerden, de forma que puedan diferenciarlo de uno igual o semejante ofrecido por otro empresario. Los consumidores son más propensos a adquirir un producto del cual recuerdan la marca que de aquellos que no logran identificar.

Así mismo, la marca representa en la mente del consumidor una determinada calidad del producto o servicio, así como reporta alguna emoción en el consumidor.  Por lo tanto, es el medio perfecto para proyectar la imagen del empresario, su reputación y hasta su estrategia comercial. En concreto, una marca:

• Permite a la empresa diferenciar su producto o servicio.
  
  
• Ayuda a garantizar la calidad a los consumidores. Por tanto construye confianza.
  
  
• Puede ser objeto de licencias y por tanto, fuente generadora de ingresos.
  
  
• Puede llegar a ser más valiosa que los activos tangibles.
  
  
• Siendo entonces tan importante, al ser registrada la marca le genera a la empresa el derecho   exclusivo a impedir a terceros que comercialicen productos y ofrezcan servicios idénticos o similares con marcas idénticas o similares, con el fin de que los consumidores no se confundan y adquieran el producto o el servicio del empresario que en realidad quieren.

       C.   Licencias ambientales – área metropolitana

Es un proceso utilizado para la planeación y administración de proyectos que asegura que las actividades humanas y económicas se ajusten a las restricciones ecológicas y de recursos y de esta forma se constituye en un mecanismo clave para promover el desarrollo sostenible.

De acuerdo al Art. 3 del Decreto 2820, la Licencia Ambiental, es la autorización que otorga la autoridad ambiental competente para la ejecución de un proyecto, obra o actividad, que de acuerdo con la ley y los reglamentos pueda producir deterioro grave a los recursos naturales renovables o al medio ambiente o introducir modificaciones considerables o notorias al paisaje; la cual sujeta al beneficiario de ésta, al cumplimiento de los requisitos, términos, condiciones y obligaciones que la misma establezca en relación con la prevención, mitigación, corrección, compensación y manejo de los efectos ambientales del proyecto, obra o actividad autorizada.

La Licencia Ambiental llevará implícitos todos los permisos, autorizaciones y/o concesiones para el uso, aprovechamiento y/o afectación de los recursos naturales renovables, que sean necesarios por el tiempo de vida útil del proyecto, obra o actividad.

El uso aprovechamiento y/o afectación de los recursos naturales renovables, deberán ser claramente identificados en el respectivo Estudio de Impacto Ambiental.

La Licencia Ambiental deberá obtenerse previamente a la iniciación del proyecto, obra o actividad. Ningún proyecto, obra o actividad requerirá más de una Licencia Ambiental.

La licencia ambiental se otorgará por la vida útil del proyecto, obra o actividad y cobijará las fases de construcción, montaje, operación, mantenimiento, desmantelamiento, restauración final, abandono y/o terminación.

5. CIERRE DE UNA EMPRESA

                QUE PASOS SE DEBE SEGUIR PARA CERRAR UNA EMPRESA?

    Todo comerciante, al momento de cerrar su empresa, debe tener en cuenta que no puede dejar compromisos y obligaciones pendientes ni con acreedores, proveedores, Estado,clientes, empleados, bancos, entre otros.

                                                    Para el cierre de una empresa

-Tenga presente que todas las acreencias laborales (salarios, indemnizaciones, prestaciones sociales, vacaciones, aportes a la seguridad social, aportes parafiscales) estén satisfechas.

-Obtenga los paz y salvos o realice acuerdos de pago con sus proveedores por mercancías, equipos, asesorías, servicios u otros conceptos relacionados con la empresa.

PERSONA NATURAL

Deben estar al día con la renovación en Cámara de Comercio, con los impuestos de Industria y Comercio y no tener ninguna obligación pendiente con la DIAN.

Incitar en la Cámara de Comercio el formato de cancelación de matrícula y entregarlo personalmente en las taquillas o debidamente autenticado. Después llevar el certificado especial que la Cámara de Comercio le entrega de su cancelación de matrícula a Industria y Comercio y a la DIAN, para que allí inactiven su RUT y cesen sus obligaciones fiscales.

PERSONA JURÍDICA

Deben estar al día con la renovación en Cámara de Comercio, con los impuestos de Industria y Comercio y no tener ninguna obligación pendiente con la DIAN.

Elaborar acta de disolución. Si al constituir la empresa lo hizo por escritura pública, debe llevar el acta de disolución ante notario, para reducirla a escritura pública. Registrar el acta o escritura de disolución ante la cámara de comercio correspondiente al municipio.